Alles wat je moet weten over digitaal boekhouden

Boekhouden bestaat al jaren, maar wordt meestal uitgesteld of met weinig motivatie gedaan. Debiteurnet zet voor jou de voordelen van digitaal boekhouden op een rij.

Digitaal boekhouden is simpelweg hetzelfde als het traditioneel boekhouden, maar dan via een computer of ander digitaal apparaat. Je maakt gebruik van een boekhoudprogramma waar alle basisbenodigdheden voor het boekhouden geïmplementeerd zitten.

Sommige boekhoudprogramma’s hebben een ingebouwde scanner die alle nodige gegevens voor jou opslaat. Het enige wat jij hoeft te doen is controleren als alles klopt en indien nodig gegevens aanpassen. Hier bespaar je heel wat tijd mee en kun je je aandacht vestigen op andere zaken binnen jouw onderneming.

Voordelen digitaal boekhouden

Er bestaan twee mogelijkheden om digitaal te boekhouden. Je kan dit ofwel via een online ofwel via een offline boekhoudprogramma doen. Tegenwoordig wordt er meestal gekozen voor online boekhouden omdat het meer voordelen biedt ten opzichte van een offline boekhoudprogramma:

Altijd en overal

Of je nu thuis bent of onderweg, je hebt altijd en overal toegang tot jouw online boekhouding. Zolang je een internetverbinding en een computer, tablet of smartphone bij de hand hebt, is het mogelijk om jouw boekhouding te raadplegen.

Veilig

Een online boekhoudprogramma is veiliger dan je denkt. Wist je dat het zelfs veiliger is dan een offline boekhoudprogramma? Door de goede beveiliging van servers en de dagelijkse back-ups, hoef niet bang te zijn dat jouw data in de verkeerde handen terechtkomen of verloren gaan.   

Toegankelijk voor jou én je boekhouder

Met een online boekhoudprogramma is het stukken eenvoudiger om samen te werken met jouw boekhouder. Door de inloggegevens te delen, kan jouw boekhouder gemakkelijk  inspringen en jouw boekhouding vanop afstand beheren. Zo worden fouten sneller aangepakt en bespaar je ook bundels papierwerk uit.

Tijdwinst

Doordat alle boekhouding in één programma is terug te vinden, verlies je geen tijd aan het zoeken naar de juiste mappen en papieren. Bovendien maken boekhoudprogramma’s gebruik van automatisering, zoals het maken van calculaties, het invullen van lege velden of het automatisch inlezen van kasbonnen, uittreksels en facturen. Op die manier verlies je geen tijd aan het handmatig invoeren van gegevens en heb je met enkele klikken een paar uur uitgespaard.

Overzicht

De volledige boekhouding is op één plaats te vinden. Dit betekent dat alle financiële middelen op één plek verzameld zijn en er een duidelijk overzicht is van de inkomsten en uitgaven. Zo’n overzicht zorgt ervoor dat er doordachte beslissingen worden genomen als er bijvoorbeeld iets wordt aangekocht.

Veiligheid

Digitaal boekhouden is veilig en betrouwbaar en altijd beschikbaar, waar een papieren administratie verloren kan gaan door bijvoorbeeld brand of diefstal. Het risico dat jouw boekhouding zoekraakt, is uiteindelijk veel kleiner als je gebruik maakt van een digitaal boekhoudprogramma.

Digitaal archief

Documenten zoals facturen en kasbonnen worden op dezelfde plaats bewaard. Je hoeft geen tijd te verliezen aan het zoeken in mappen. Door gebruik te maken van een zoekfunctie heb je in enkele seconden het juiste document voorhanden. Het uitwisselen van documenten tussen jezelf en klanten zal dan ook veel vlotter gaan. Ze bereiken je sneller en je ontvangt ze in optimale omstandigheden via zo’n digitaal archief. Bovendien is een digitaal archief altijd en overal beschikbaar.

TIP 1
Vraag aan je leverancier digitale facturen. Zo heb je alles digitaal staan en kun je dit gemakkelijk aan jouw  archief toevoegen. Op die manier verlies je ook geen energie aan het zoeken, inscannen en uploaden van facturen of kasbonnen.

TIP 2
Zorg voor een duidelijk overzicht door de mappen goed op te splitsen en duidelijke namen te geven. Bij het benoemen van de documenten is consistentie en eenvoud de beste manier. Dit voorkomt verwarring en zo vind je veel sneller een document terug.

Geen papierberg

Het vorige punt leidt ons automatisch tot een ander groot voordeel, namelijk het besparen van papier. Het is minder slordig, minder chaotisch, economischer en milieuvriendelijker. Je spaart er mappen en bergen papier mee uit. Bovendien houd je zo ook het kantoor netter dan voorheen. Een geordende, minimalistische werkomgeving creëert een aangename werksfeer en zorgt voor een hogere concentratie en gedrevenheid.

Automatisering

Eén van de grootste voordelen van het digitaal boekhouden is de automatisering. Doordat alles digitaal is, kan een boekhoudprogramma de structuur van een factuur inlezen en de belangrijkste informatie eruit halen. E-facturen kunnen vervolgens automatisch worden ingeboekt. Het enige wat jij moet doen, is een laatste controle uitvoeren. Naast de facturatie kunnen zelfs bedrijfsprocessen zoals de aankoop- en verkoopbeheer worden geautomatiseerd. Dit leidt niet enkel tot een enorme winst van tijd, maar het zorgt er ook voor dat jet risico op menselijke fouten afneemt.

Hoe digitaal boekhouden

Om een online boekhoudsoftware te gebruiken heb je enige voorkennis nodig. Voor een beginnende ondernemer is het immers zoeken hoe en waar je alles kunt terugvinden. Zomaar in een boekhoudprogramma duiken, is dus niet aangeraden maar het valt wel snel te leren! Er bestaan online cursussen en video’s waar je snel de verschillende functies en mogelijkheden ontdekt en leert.

Een boekhoudprogramma kiezen

De eerste stap is het vinden van een goed boekhoudprogramma. Vraag jezelf welke behoeften je hebt en wat je verwacht van het boekhoudprogramma:

• Wil je een online of offline boekhoudprogramma?
• Wil je de boekhouding zelf doen?
• Wil je het boekhoudprogramma delen met jouw boekhouder?
• Wil je dat het bedrijf jou helpt bij het boekhouden?

 

De aanbieders onderscheiden zich van elkaar door onder andere extra mogelijkheden of persoonlijk advies te leveren. Er bestaan bijvoorbeeld bedrijven die ondernemers helpen bij het digitaal boekhouden. Je hoeft hen enkel jouw inkoop- en verkoopfacturen door te sturen. Zij zorgen er vervolgens voor dat jouw boekhouding binnen 48 uur up-to-date is. Ga daarom op voorhand na wat jouw behoeftes zijn, zodat je efficiënt kunt zoeken naar het juiste boekhoudprogramma.

Basis of uitgebreid?

De tweede stap is het kiezen van een boekhoudpakket. Vaak heb je de keuze tussen een basispakket of een geavanceerd pakket. Het basispakket bevat enkel de noodzakelijke mogelijkheden, een geavanceerd pakket zal meer opties bieden zoals het verwerken van een onbeperkt aantal boekingen of een onbeperkt aantal banktransacties. Daarnaast is er uiteraard ook een prijsverschil. Bij sommige bedrijven vind je een basispakket dat gratis is, maar meestal is dit erg beperkt in functies en heb je na een maand al een ander pakket nodig. De meeste boekhoudprogramma’s bieden een gratis proefperiode.

Wat kost digitaal boekhouden

De kosten verschillen van bedrijf en pakket, maar liggen meestal dicht bij elkaar. Afhankelijk van hoe geavanceerd je het pakket wil, komt er een hoger prijskaartje bij kijken. Voor een online programma betaal je aan de hand van een maandelijks of jaarlijks abonnement, maar voor een offline programma betaal je meestal jaarlijks.

Een basispakket ligt vaak onder of rond 10 euro. In sommige gevallen kun je dit zelfs gratis gebruiken. Ben je een startende ondernemer en heb je geen behoefte aan een groot boekhoudprogramma of heb je simpelweg weinig mutaties? Dan kun je starten met een basispakket. Zodra je merkt dat jouw onderneming groeit en er meer boekingen op je wachten, kun je overstappen naar een ander pakket dat meer mogelijkheden biedt.

Voor een middelgroot of medium pakket betaal je maandelijks zo’n 20 tot 30 euro. Wil je echter hulp van een externe boekhouder, dan betaal je al snel 50 euro of meer. Hoe meer functies of persoonlijke hulp je wilt, hoe meer het maandelijks bedrag zal stijgen.

Een groot of pro-pakket biedt het meeste mogelijkheden, maar er komen dan ook meer kosten bij. Hiervoor betaal je tussen 30 en 70 euro voor een maandelijks abonnement. Jaarlijkse abonnementen zijn vaak goedkoper op de lange termijn. Je betaalt er ongeveer 150 euro voor.

De tarieven variëren dus sterk van programma en pakket. Beslis op voorhand welk budget je wil spenderen aan een boekhoudprogramma. Zo kun je binnen jouw verwachtingen zoeken. Aan de hand van jouw behoeftes en budget kun je tussen het grote aanbod, het ideale boekhoudprogramma vinden.

Zo kan Debiteurnet jou helpen

Vind je de stap naar een boekhoudprogramma te groot of wil je stapsgewijs overschakelen? Dat kan! Zo kan je bijvoorbeeld starten met het uitbesteden van jouw facturatie. Hiermee neem je al een grote last van je schouders en kan je de boekhouding nog steeds zelfs beheren. Bij Debiteurnet kun je via een programma jouw volledige debiteurenbeheer in een duidelijk overzicht gieten en de facturatie heel snel een eenvoudig beheren. Een overzichtelijke facturatie voorkomt misverstanden en leidt tot een betere boekhouding. Het is een goede eerste stap bij het overschakelen naar de digitale wereld. Benieuwd naar meer? Neem snel eens een kijkje op onze site, neem contact met ons op of bezoek ons op Facebook, Instagram of LinkedIn.

Eerder was CEO van Debiteurnet Hüseyin Yildiz te gast bij Marketing Report Radio. Luister het volledige interview hier:

www.debiteurnet.com

Lees ook:

Supertip: gratis factuurprogramma van Debiteurnet

[Marketing Report Radio] Hüseyin Yildiz: Debiteurnet biedt volledige facturatie aan 24 duizend ondernemers en groeit snel

Facturatie uitbesteden via Debiteurnet, zo doe je dat!

De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma