Marketing Report
Facturatie uitbesteden via Debiteurnet, zo doe je dat!

Facturatie uitbesteden via Debiteurnet, zo doe je dat!

Het debiteurenbeheer in eigen handen nemen vraagt veel tijd en energie. Vaak wordt het belang van het debiteurenbeheer over het hoofd gezien. Meestal is dit een gevolg van tijdgebrek, maar het kan simpelweg ook omdat er niet voldoende kennis over is of omdat het helemaal niet fijn is om alleen te doen. Debiteurnet.com praat je bij over de voordelen van uitbesteden.

Je kunt dan een derde partij inschakelen en zo jouw debiteurenbeheer uitbesteden. Er bestaan echter meerdere manieren om jouw administratie door te geven. Zo kun je bijvoorbeeld jouw facturatie uitbesteden aan een extern bedrijf of hulp vragen aan een factoringmaatschappij.

Wat is het uitbesteden van facturatie?

Wanneer je niet verantwoordelijk wilt zijn over jouw debiteurenbeheer, kun je hulp inschakelen van een derde partij. Zij nemen jouw debiteurenbeheer over en versturen en innen vervolgens jouw facturen. Zij houden het volledige systeem bij en hebben een overzicht over jouw volledige facturatie. Bovendien gaan zij na welke facturen reeds betaald zijn, welke nog openstaan en welke al reeds over datum zijn. Je hoeft je zelf geen zorgen meer te maken over het schrijven en versturen van herinneringsbrieven, want ook dit is het werk van deze derde partij. Kortom, zij maken jouw facturen op, zorgen dat ze aan alle eisen voldoen, verstuurt ze naar jouw klanten en geven je achteraf een compleet overzicht van de openstaande facturen. Het geld komt nadien op jouw rekening terecht, zonder dat je je er zelf zorgen over hoeft te maken.

Wat is factoring?

Er bestaat echter nog een andere manier waarop je jouw facturatie kunt uitbesteden, namelijk via factoring. In dit geval neemt een factoringmaatschappij opnieuw jouw volledig debiteurenbeheer over zoals hiervoor vermeld, maar betaalt dat bedrijf jouw facturen ook nog eens binnen 24 uur uit. Het geld komt dus binnen 24 uur op jouw rekening terecht, ongeacht de afgesproken betalingstermijn met jouw klant. De factoringmaatschappij regelt de betaling van de factuur dan afzonderlijk verder met de klant. Factoring heeft niet enkel een positieve invloed op de cashflow van jouw onderneming, maar zo verzeker je jezelf eveneens op een andere manier tegen het faillissementrisico.

Waarom facturatie uitbesteden?

Er zijn behoorlijk wat voordelen verbonden met het uitbesteden van facturatie. Het leidt niet enkel tot een geoptimaliseerde cashflow, maar draagt ook bij tot de gezondheid van de onderneming. Enkele redenen waarom een facturatie- of factoringkantoor het bedrijfsleven kan verlichten en verbeteren.

Cashflow optimaliseren

Terwijl de administratie een van de belangrijkste onderdelen is van het ondernemen, zien de meeste ondernemers het als een last en zijn ze die liever kwijt dan rijk. Doordat het vaak op de achtergrond wordt geplaatst, gaat de nodige tijd en aandacht naar andere zaken die voor de ondernemer meer van belang zijn. Hoewel het lijkt alsof de administratie minder meerwaarde biedt dan bijvoorbeeld het verkopen van goederen, heeft het echter een rechtstreekse invloed op de gezondheid van de onderneming. Een verwaarloosde administratie leidt immers tot een slechte cashflow. Door een administratiekantoor in te schakelen en de facturatie aan hen uit te besteden, hoef je je hier verder geen zorgen over te maken. Als je ervoor kiest om een factoringkantoor in te schakelen, ontvang je bovendien meteen je geld en zal jouw cashflow veel sneller herstellen en verbeteren.

Tijd besparen

Wanneer een onderneming het goed doet en de verkopen stijgen, hoe meer facturen er moeten worden opgemaakt. Hoe beter een onderneming verkoopt, hoe meer administratie er dus komt opduiken. Ondernemingen hebben echter vaak geen tijd over om zich te focussen op de administratie. In sommige gevallen komt het zelfs voor dat de ondernemer de facturatie vergeet en het geld helemaal niet ontvangt. Om ervoor te zorgen dat jouw facturatie op wieltjes loopt en jouw klanten binnen de betalingstermijn betalen, is het belangrijk om een duidelijk overzicht van de debiteuren en openstaande facturen te hebben.

Stress uitdoven

Een goed en duidelijk overzicht zorgt er namelijk voor dat je op tijd actie kunt ondernemen wanneer facturen op het punt staan om te laat betaald te worden. Dit proces vraagt behoorlijk wat tijd en je moet hiervoor niet enkel een goede planning opmaken, maar ook voldoende tijd inplannen. De tijd die je vrijmaakt voor de administratie kan al snel oplopen wanneer er veel facturen openstaan, maar door een goede planning weet je precies wanneer je de administratie hoeft te doen en kan je op tijd tot rust komen. Zonder planning is de kans groot dat je te veel uren spendeert aan het factureren, wat zich vertaalt in meer kosten. Bovendien raak je hierdoor al snel overwerkt, wat op korte termijn al snel leidt tot stress en uiteindelijk kan resulteren in een burn-out. Als je merkt dat je de administratie niet onder controle kunt houden, maar ook wilt voorkomen dat jouw mentale gezondheid in de knoei komt, kun je hulp inroepen van een facturatiekantoor. Doordat zij de last van jouw schouders nemen, zal dit in een mum van tijd heel wat tijd vrijmaken voor jou waardoor de focus bijvoorbeeld volledig op de verkoop kan liggen én je nadien kunt genieten van een welverdiende kalme avond.

Verschillende mogelijkheden voor het uitbesteden van facturatie

Het uitbesteden van de facturatie heeft heel wat voordelen, maar er zijn echter kosten aan verbonden. Als je overweegt om jouw administratie door te geven aan een derde partij, is het belangrijk om eerst de tijd en kosten af te wegen die je binnen jouw bedrijf aan administratie besteedt. Brengt het meer kosten om een facturatiekantoor in te schakelen? Dan kun je het beter intern houden.

Er bestaat echter een middenweg! Je kunt op een betaalbare manier snel en eenvoudig jouw facturen en debiteuren beheren met behulp van een online tool. Je doet op die manier ook beroep op een derde partij, maar beheert jouw volledige facturatie eigenlijk nog zelf. Je maakt gebruik van een programma dat jou helpt bij het factureren en zo het volledige proces versnelt en vereenvoudigt. Je werkt efficiënter en je bespaart er tijd mee. waardoor je je kunt focussen op het ondernemen zelf. Een overzicht van de verschillende manier waarop je de facturatie kunt uitbesteden:

Een facturatiekantoor

Je kunt zoeken naar een onderneming die gespecialiseerd is in het overnemen van de facturatie en zo een professional inschakelen. Zo’n kantoor of bedrijf ontfermt zich over jouw facturatie en debiteuren, en verstuurt indien nodig ook herinneringsbrieven. Het outsourcen van jouw facturen komt meestal in de vorm van een abonnement waarvoor je per maand of per jaar betaalt. De kosten verschillen echter sterk per bedrijf. Je kunt hiervoor best verschillende bedrijven opzoeken en zo vergelijken welke onderneming het best bij jou past.

Een factoringkantoor

Een factoringmaatschappij of -kantoor heeft dezelfde functie als een facturatiekantoor met het extra voordeel dat ze jouw facturen binnen 24 uur naar jou overschrijven. Je verkoopt als het ware de facturen aan een extern bedrijf die in ruil het bedrag van de facturen meteen uitbetaalt. Het grote voordeel is dat je niet meer afhankelijk bent van de betalingstermijn en je cashflow hierdoor exponentieel de lucht ingaat. Deze dienst komt dan ook met een prijskaartje dat wat hoger is dan enkel het uitbesteden van de facturatie.

Facturatie uitbesteden via software

Ook bestaat er een mogelijkheid om jouw facturatie en debiteuren online, via een software programma, te beheren. Doordat zo’n online tool bijna volledige geautomatiseerd is, kun je op een snelle manier zelf facturen opmaken, versturen en innen. Je hoeft bijvoorbeeld geen aandacht te besteden aan het invullen van de facturen. In enkele klikken heb je een volledige factuur opgemaakt met de gegevens van de juiste debiteur. Je kunt er bovendien extra informatie of notities toevoegen om misverstanden met de klant te voorkomen. Daarnaast hoef je geen rekening te houden met andere zaken, zoals de vervaldatum van een factuur. Het programma sorteert jouw facturen zelf en maakt ook zelf herinneringsbrieven op. Jij hoeft ze enkel te versturen. In sommige gevallen kun je met zo’n software ook gebruik maken van factoring, afhankelijk van het bedrijf die de software aanbiedt. Om je facturatie op deze manier uit te besteden, betaal je ook in de vorm van een maandelijks of jaarlijks abonnement. Het kost echter minder dan de vorige twee manieren, omdat je het nog steeds voor een stuk zelf beheert.

Facturatie uitbesteden bij Debiteurnet

De keuze voor het uitbesteden van jouw facturatie of debiteurenbeheer is dus sterk afhankelijk van jouw specifieke situatie. Als je liever flexibel wilt zijn en je nergens zorgen wilt over maken, dan is jouw facturatie uitbesteden een goede keuze. Heb je liever zelf alles onder controle? Dan is het misschien beter om outsourcing even uit te stellen of eventueel gebruik te maken van een online tool. Bij Debiteurnet bieden we software waarmee je snel aan de slag kunt om jouw facturen en debiteuren te beheren. Het bestaat uit verschillende onderdelen waar je je debiteuren aan kunt toevoegen en opslaan. Op die manier maak je in enkele seconden nieuwe facturen aan. Je hoeft alleen de juiste debiteur aan te klikken en eventueel extra notities toe te voegen. Daarna kun je ze versturen wanneer je maar wil. Bovendien worden facturen in het programma opgeslagen. Het programma ziet welke facturen betaald zijn en onthoudt voor jou wanneer de betalingstermijn van facturen bijna overschreden worden. Er wordt dan een herinneringsbrief of 14-dagenbrief opgemaakt en een notificatie naar jou verzonden. Zo kun je op tijd inspringen om deze brief te versturen en op tijd de betaling te ontvangen. Verder kun je bij Debiteurnet ook incassotrajecten opstarten én in geval van nood beroep doen op een advocaat. Je vindt er alles op één plaats zodat jouw administratie vlot en snel kan verlopen én je alles nog steeds zelf in handen hebt.

Twijfel je?
Je kunt altijd de hulp inschakelen van een van onze professionals. Wij staan voor jou klaar en helpen je graag verder indien je advies of hulp nodig hebt.

www.debiteurnet.com

Lees ook:

De voordelen van het gebruik van een factuurprogramma

Abonneer je op onze nieuwsbrief