Je debiteurenadministratie makkelijke op orde houden
De debiteurenadministratie is een belangrijk proces binnen ieder bedrijf. Dit omvat taken als het bijhouden van betalingen van klanten, het administreren van achterstallige facturen en de kredietcontrole. Goed debiteurenbeheer helpt je om je administratie op peil te houden en draagt bij aan een gezonde cashflow. Debiteurnet geeft je tips om je debiteurenbeheer te verbeteren.
Het opzetten van je debiteurenadministratie is belangrijk. Door het hele proces goed te stroomlijnen kun je tijd besparen en verminder je het risico dat klanten hun facturen te laat betalen. Daarnaast biedt software de mogelijkheid om veel terugkerende taken in het proces te automatiseren. Eerst noemen we alle belangrijk stappen die je moet doorlopen om jouw debiteurenadministratie goed in te richten:
1- Bepaal het systeem
Om je debiteurenproces te automatiseren, heb je een softwarepakket nodig dat automatisch de facturen en aanmaningen klaarzet en eventueel verstuurt. Dit bespaart je tijd bij het beheren van je debiteuren. Bovendien maak je minder fouten, genereer je sneller rapportages en houd je gemakkelijker het overzicht over jouw debiteuren. Met software verkort je de gemiddelde betalingstermijn en zorg je ervoor dat openstaande facturen sneller worden betaald.
2- Betalingstermijn vastleggen
Na verstrijken van de termijn kun je de factuur als achterstallig beschouwen. Leg vast wanneer je een herinnering stuurt (meestal twee dagen na afloop van de betalingstermijn) en werk met vaste templates.
3- Houd bij welke facturen betaald zijn
Zorg dat je goed overzicht houdt over de facturen die betaald zijn en die nog openstaan. Hierdoor kun je tijdig herinneringen sturen of een incassobureau inschakelen. Wanneer je het overzicht verliest, kan het veel langer duren voordat je uiteindelijk geld krijgt van jouw debiteuren, wat nadelig is voor de financiële situatie van je onderneming.
4- Communicatie met de klant
Wanneer de betalingstermijn verstreken is, kun je ervoor kiezen om eerst telefonisch contact op te nemen met de klant. Dit stelt je ook in staat om te achterhalen waarom de klant nog niet betaald heeft. Deze feedback kun je gebruiken om je financiële administratie verder te verbeteren.
5- Definitieve aanmaning versturen
De meeste ondernemers ontkomen niet aan het versturen van aanmaningen. Een incassotraject wil je te allen tijde voorkomen, omdat hier weer kosten aan verbonden zijn voor je eigen onderneming. Het is belangrijk om het incassotraject van tevoren vast te leggen in een workflow, zodat je altijd aan de wet- en regelgeving voldoet en de kans vergroot dat je alsnog betaald krijgt door de klant.
Debiteurenadministratie uitbesteden
Je debiteurenbeheer uitbesteden is een andere manier om tijd en geld te besparen. Je kunt het hele proces of enkele stappen, zoals het beheren van incasso’s, uitbesteden als dat nodig is. Dit bespaart je veel tijd, want een extern bedrijf neemt een groot aantal administratieve taken op zich die jij niet langer hoeft uit te voeren.
Waarom niet gewoon Excel gebruiken?
Je kunt je debiteurenadministratie natuurlijk ook gewoon bijhouden in een Excel-bestand, maar dit is geen ideale oplossing. In tegenstelling tot software is het niet mogelijk om automatisch facturen klaar te zetten of een e-mail te versturen wanneer de betalingstermijn verstreken is. Het gebruik van slimme software vereenvoudigt de administratie en maakt het werk ook een stuk leuker, omdat je alle stappen vanuit één centraal punt kunt automatiseren. Dit bespaart je veel tijd en geld op de lange termijn en zorgt ook voor een betere dienstverlening naar je klanten.
Hoe ga je om met jouw debiteuren?
Wanneer je zelf zorgdraagt voor de debiteurenadministratie, kun je bepalen hoe je communiceert met klanten en op een gepaste manier actie onderneemt als je geld tegoed hebt van een debiteur. Door gebruik te maken van software heb je volledig inzicht in de gemiddelde betalingstermijn per klant en wordt automatisch een betalingsherinnering klaargezet. Het is belangrijk dat je het betalingsproces vereenvoudigt door bijvoorbeeld gebruik te maken van een interactieve factuur. Laat de klant ook zien dat je meerdere mogelijkheden biedt waarop de betaling voltooid kan worden. In dit praktijk heeft dit meestal een positieve invloed op de gemiddelde betalingstermijn.
Factoring gebruiken
Een incassotraject duurt lang en kan zorgen voor een negatieve cashflow. Uiteindelijk kun je daardoor zelf in de problemen komen en de verplichtingen naar jouw eigen crediteuren niet langer waar maken. Om een positieve cashflow te behouden, kan een kredietverzekering een interessante optie zijn. In dat geval verkoop je de factuur aan een factoringmaatschappij en draag je ook de risico’s over. Natuurlijk kost dit geld, maar dit bedrag weegt vaak niet op tegen de tijd die je kwijt bent aan het versturen van herinneringen en aanmaningen. Factoringmaatschappijen betalen meestal binnen drie werkdagen het factuurbedrag uit, wat ten goede komt van de balans en liquiditeit van je onderneming.
Beheers jouw cashflow met Debiteurnet
Debiteurnet is een webbased toepassing waarmee je al jouw debiteuren kunt beheren. Alle stappen zoals het versturen van facturen en herinneringen kun je automatiseren, waardoor je de volledige controle houdt over de administratie. Dit zijn enkele functionaliteiten:
Factureren
Met de module facturatie zet je binnen enkele tellen een conceptfactuur klaar en verstuur je deze als bijlage in een e-mail. Je kunt de factuur ook goed laten keuren door de klant. De status wordt na iedere stap automatische geüpdatet.
Debiteurenbeheer
Met Debiteurnet heb je per klant alle informatie bij de hand over afgeronde en openstaande facturen. Op deze manier krijg je inzicht in het betalingsgedrag en kun je vaststellen welke debiteur een risico vormt voor de cashflow.
Geautomatiseerde incasso
Na het herinneringsproces is het noodzakelijk om een factuur klaar te zetten voor een incasso-traject. In samenwerking met DBN Debt Collector kunnen wij dit hele proces voor je inrichten en automatiseren. Je voldoet altijd aan de geldende wet- en regelgeving, zodat er geen juridisch geschil kan ontstaan.
Benieuwd wat Debiteurnet voor jouw bedrijf kan doen?
Heb je vaak facturen open staan en raak je het overzicht over jouw administratie kwijt? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Debiteurnet. Met onze software is boekhouden niet langer een tijdrovend proces en kun je een betere service verlenen aan jouw klanten. Ons team staat altijd voor je klaar om te helpen bij de inrichting van jouw systeem.
Gratis account
Het basisaccount van Debiteurnet is gratis! Uiteraard geheel vrijblijvend, je zit nergens aan vast. Binnen de gratis versie kun je drie debiteuren toevoegen en uitgebreide facturen versturen. Op deze manier ontdek je of de software goed aansluit op de behoeften van jouw bedrijf.
Dit artikel is een samenvatting, het hele artikel lees je hier.
Eerder was CEO van Debiteurnet Hüseyin Yildiz te gast bij Marketing Report Radio. Luister het volledige interview hier:
Lees ook:
Alles wat je moet weten over digitaal boekhouden
Supertip: gratis factuurprogramma van Debiteurnet
