PR-Dashboard: Timing is alles, hoe je persberichten perfect afstemt op media deadlines

Het moment waarop je een persbericht verstuurt naar de pers is een van de belangrijkste beslissingen voor het verkrijgen van zoveel mogelijk publiciteit. En toch wordt daar vaak niet genoeg bij stilgestaan.

De meeste pers/verzendlijsten bestaan uit een mix van media. En dat is heel goed, maar vervolgens is het ook belangrijk om die media te verdelen op de frequentie waarin ze verschijnen. Hieronder gaan we uitleggen hoe je het effect van je persbericht maximaliseert door de juiste timing.

In de moderne wereld verspreidt nieuws zich razendsnel. Na het verzenden van een persbericht kan er binnen enkele minuten al een online publicatie verschijnen. Dat is geweldig, maar de vraag is: waar is dit nieuws dan gepubliceerd? Hoewel elke publicatie telt, vergt het bereiken van een voorpagina in bijvoorbeeld dagblad Trouw, een artikel in de Linda, of een segment op het RTL Nieuws meer voorbereiding en planning.

Stem het versturen van een persbericht af op de deadline van media

Bij productlanceringen, evenementen of ander nieuws binnen je organisatie is het verstandig om persberichten te versturen die zijn afgestemd op de deadlines van de media waarin je graag wilt verschijnen. Soms loont het zelfs om bepaalde media voorrang te geven bij het ontvangen van het nieuws, vooral bij exclusieve primeurs of bijzonder nieuws.

Op deze manier kun je bepalen waar je nieuws wordt gepubliceerd. Soms wil je dat een verhaal nationaal wordt opgepakt, maar als het al op diverse lokale media is verschenen, bestaat de kans dat nationale media het links laten liggen. In veel gevallen werkt het andersom wel goed. Als grote, invloedrijke media publiceren, volgen vakmedia en/of lokale media vaak ook.

Moment van verzending van persbericht

Terug naar het moment van verzending van je persbericht. Een online publicatie gaat razendsnel. Vaak zijn sociale media van het mediaplatform hieraan gekoppeld, waardoor het nieuws snel te vinden is op allerlei kanalen.

Wil je meer dan alleen online publicaties? Dan vergt dit meer afstemming. Dit komt doordat de verschillende mediakanalen verschillende deadlines hebben. Voor maandbladen is het belangrijk dat ze twee tot drie maanden van tevoren op de hoogte zijn van het nieuws, voordat ze in de schappen liggen. Bij weekbladen is het raadzaam om rekening te houden met een marge van twee weken voordat ze worden uitgebracht. Dagbladen en online media moet je niet eerder dan drie dagen voor de publicatiedatum benaderen.

Plan het persbericht dus zorgvuldig in, rekening houdend met de deadlines van media en eventuele follow-up activiteiten, zoals het benaderen van journalisten voor verdere informatie of interviews.

Filter op deadline

Sommige PR-platforms, zoals PR-Dashboard, bieden de mogelijkheid om te filteren op frequentie. Hiermee kun je bepalen wanneer je het beste welke media een persbericht kunt toesturen.

Pas vervolgens het persbericht aan op basis van deze informatie:

Voor magazines: 'In juli zal de nieuwe Tesla XYZ beschikbaar zijn.'
Voor weekbladen: 'Vanaf 21 juli zal de nieuwe Tesla XYZ beschikbaar zijn.'
Voor dagbladen: 'Vanaf deze week zal de nieuwe Tesla XYZ beschikbaar zijn.'

Over het algemeen geldt: hoe meer versies voor specifieke media en hoe beter afgestemd op de deadlines, hoe groter het succes.

Aangezien veel journalisten een bericht binnen 5 seconden beoordelen, moet het persbericht meteen raken. Anders belandt het in de prullenbak. Door rekening te houden met de specifieke deadline van elk medium en de juiste inhoud van het persbericht, zorg je voor meer relevante plaatsingen. Zowel journalisten als jouw opdrachtgever/organisatie zullen je dankbaar zijn.

Extra tips voor de timing van je persbericht

Over het algemeen zijn maandag, dinsdag en donderdag goede dagen om persberichten te verzenden, terwijl vrijdag minder geschikt is. Een persbericht verzenden op vrijdag kan betekenen dat een journalist er pas op maandag aan toekomt om het te lezen, waardoor het bericht mogelijk al gedateerd is.

Bij het bepalen van het moment van verzending is context belangrijk. Als je bijvoorbeeld een bericht hebt over verduurzaming, kan het handig zijn om rekening te houden met de 'Dag van de duurzaamheid' als deze in de buurt van de publicatiedatum valt.

Vermijd dat je persbericht overschaduwd wordt door grote nieuwsgebeurtenissen of vakantieperiodes. Kies het moment dat er weinig concurrentie is van ander nieuws.

Zoals je ziet is PR meer dan enkel het schrijven en versturen van een persbericht. De extra inzet loont, want wie bovenstaande aanbevelingen ter harte neemt, behaalt betere resultaten uit de PR-inspanningen.

Micro timing van je persbericht

Naast het beste verzendmoment kiezen van persberichten op basis van frequentie, heb je ook nog micro-timing. Oftewel welke dag en welk tijdstip is het best voor je verzending? Daarover binnenkort meer.

www.pr-dashboard.nl

Volg Marketing Report op LinkedIn!